So priorisieren Sie Aufgaben richtig!

Erledigen Sie manchmal Aufgaben, die Sie auch an Mitarbeiter oder externe Dienstleister abgeben könnten? Oft entspannt man sich bei „leichteren“ Tätigkeiten. Es kann sogar die Motivation der Mitarbeiter fördern, wenn der Chef Bagatellarbeiten erledigt. Gefährlich wird es nur dann, wenn die wichtigen Aufgaben liegen bleiben.

Was aber sind wichtige Aufgaben? Zuerst müssen Sie zwischen „wichtig“ und „dringlich“ entscheiden. Dringlich ist alles, was mit einem Termin verbunden ist. Wichtig dagegen bezieht sich erst einmal nur auf den Inhalt der Aufgabe.

Daraus abgeleitet kann man zwischen vier Hauptkategorien von Aufgaben unterscheiden:

• Priorität A (wichtig und dringlich)
  Aufgaben, die für die Zukunft des Unternehmens wichtig sind und mit einem Termin gekoppelt sind. Sie müssen sofort erledigt werden und sollten soweit möglich von Ihnen erledigt werden. Zumindest aber unter Ihrer Aufsicht geschehen.
• Priorität B (wichtig, aber nicht dringlich)
  Das sind wichtige Aufgaben, aber ohne festen Termin. Auch diese Aufgaben müssen Sie, soweit sie in Ihren Arbeitsbereich fallen, selbst erledigen. Allerdings nicht sofort. Gefahr: Man schiebt die Aufgaben solange vor sich her, bis sie plötzlich dringlich werden. Dazu gehören Weiterbildung, Steigerung der betrieblichen Effizienz, etc.
• Priorität C (nicht wichtig, aber dringlich)
  Die klassischen Aufgaben zum Delegieren. Alles, was auch ein Mitarbeiter genauso gut erledigen kann.
• Priorität D (nicht wichtig und nicht dringlich)
  Damit sollten Sie weder sich noch Ihre Mitarbeiter belasten.

Checkliste: Prioritäten setzen

1. Konzentrieren Sie Ihre Kräfte und Energie auf Ihr lohnenswertes Ziel, vernachlässigen Sie Nebensächliches.
2. Prüfen Sie auch, bei welcher Aufgabe das meiste Geld oder finanzielles Risiko auf dem Spiel steht.
3. Überlegen Sie, was schlimmstenfalls passiert, wenn Sie diese Aufgabe oder Tätigkeit jetzt nicht tun würden.
4. Überlegen Sie, welchen Unterschied es in einem Monat macht, wenn Sie diese Aufgabe heute nicht getan hätten.
5. Machen Sie sich bewusst, dass Sie es ohnehin nicht allen Menschen (Kollegen, Chef, Kunden, …) recht machen können.
6. Unwichtige und wenig dringliche Aufgaben sollten Sie ganz bleiben lassen.
7. Unwichtige, aber dringliche Aufgaben sollten Sie delegieren oder reduzieren.
8. Wichtige, aber wenig dringliche Aufgaben sollten Sie delegieren oder reduzieren.
9. Wichtige, aber dringliche Aufgaben stellen ein Problem dar und sollten sofort in Angriff genommen werden.
10. Fragen Sie sich immer wieder: Führt das, was ich jetzt tun will, zu meinen Zielen?