Effizienz / Return on Investment

Die Effizienz eines Intranet messen

Die Effizienz eines Intranet wird oft mit dem "Return on Investment" (ROI) berechnet. In der internen Kommunikation reduziert ein Intranet Kosten und erweitert die Möglichkeiten der Mitarbeiter.

 

Allerdings sollte die Intranetstrategie nicht zu kurzfristig geplant werden.

 

Über ein Intranet haben die Mitarbeiter die Möglichkeit zentral und flexibel auf Informationen zuzugeifen.

 

Bspw. kann ein Unternehmen eine Menge Kosten sparen, wenn indem sie Prozesse der Personalwirtschaft als "Selbstbedienungsanwendung" ins Intranet stellen. Einer Analyse von PeopleSoft zufolge kann ein Unternehmen zum Beispiel mehr als 70 Prozent der internen Bearbeitungskosten sparen, die durch Routinearbeiten anfallen.

 

Auch der Netzwerk- und Telekommunikationsausrüster Cisco hat durch einen Prozess im Intranet die Bearbeitungskosten für Aufwandsabrechnungen seiner Angestellten drastisch reduzieren können. Während bei Cisco 1996 pro Abrechnung durchschnittlich 50 Dollar an Bearbeitungskosten anfielen, waren dies 1999 nach der Verlagerung des Prozesses ins Intranet nur noch 1,90 Dollar.

 

Nicht immer ist es allerdings einfach kostenrechnerisch zu belegen, was was ein Intranet bringt. Oftmals sind es Faktoren, wie bspw. die Verbesserung der interne Kommunikationsbasis, die sich positiv durch ein Intranet ändern. Will man hingegen den ROI eines Intranets messen, muss man im Prinzip zwei Grundsatzfragen bewerten:

  • Auf welche Weise verbessert das Intranet die unternehmensinternen Kommunikation?
  • Wie werden "traditionelle" Kommunikationsformen durch das Intranet ersetzt?

Um diese beiden Punkte beantworten zu können, muss man ein klares Bild über die Kommunikationsabläufe im Unternehmen haben.

 

Ein Intranet kann innerbetriebliche Kommunikationsarten wie zum Beispiel Druckdokumente (Rundlauf) oder direkte persönliche Kommunikation (telefonieren) reduzieren. Um die Investitionen in ein Intranet zu rechtfertigen muss man bemessen, wie viel jede einzelne Aktivität das Unternehmen kostet. Wenn diese "Prozesskosten" im Intranet geringer ausfallen, kann man schon mit dem Erstellen des "Business Case" beginnen.

 

Folgende Fragen sollten Ihre Mitarbeiter beantworten, um zu analysieren, wie Ihr Unternehmen kommuniziert:

  • Wie viel Zeit wird für die Suche und Aufarbeitung von Information verwendet?
  • Welche Informationen benötigen Ihre Kollegen von Ihnen?
  • Welche Informationen benötigen Sie von Ihren Kolllegen?
  • Wie viele dieser Anfragen könnte man auch in einer formaleren, wiederholbaren Form erledigen?
  • Wie kommen Mitarbeiter momentan an die Informationen?
  • Werden wichtige strategische Themen effizient an die Mitarbeiter herangetragen?
  • Wie bewerten die Mitarbeiter die einzelnen Kommunikationsmedien in bezug auf die schnelle Auffindung der richtigen Informationen?

Aus dem Fragebogen kann man einen Benchmark erstellen, welcher den Fortschritt eines Intranets dokumentiert. Es wird deutlich, dass eine erfolgreiche Intranet-Strategie langfristig angelegt sein muss.

 

Denn ein Intranet verändert einen der Kernprozesse im Unternehmen: die Kommunikation. Und solch eine Veränderung kann nicht kurzfristig passieren. Denn es geht um grundlegende Verhaltensweisen von Mitarbeitern, die immer mit einbezogen werden sollten.

 

Veränderungen beim Kommunikationsverhalten von Mitarbeitern zu bewirken ist keine einfache Angelegenheit. An erster Stelle steht also Vertauen zu dem verwendeten System zu schaffen. Unter Vertrauen ist natürlich auch die Kompetenz der Mitarbeiter zu verstehen die durch entsprechende Schulungen gewährleistet werden kann.

 

Schließlich ist Vertrauen immer ein Eckpfeiler der Kommunikation.