Da ist zunächst die HTML-Mail, die sich immer mehr verbreitet und für  Marketing-Kommunikation und Newsletter zum Standard zu werden scheint (droht?).

Eine wichtige Frage, die bei der Entscheidung für die HTML-Form vorab getroffen werden muss:

Biete ich den Empfängern:

• Online-HTML: alle graphischen Elemente werden bei Aufruf jeweils neu vom Server abgerufen,
• Offline-HTML: alle graphischen Elemente sind bereits in die E.mail mit eingebettet,
• die Wahl zwischen beiden.

Tatsächlich hat die HTML-Mail eine Reihe von Vorzügen:

• Die Mail-Botschaft kann durch Design akzentuiert und "verdaubarer" verpackt werden, dabei kann
• die Firmen-CI, das Marken-Logo, das Lead-Visual etc. zusätzlich zur "nackten" Information mittransportiert werden.
• Informationen in Bild- und Graphik-Dateien können direkt mit der Seite und im Seitenzusammenhang - und nicht in einem Anhang - transportiert werden.
• Die bessere Strukturierung größerer Textmengen erleichtert die Wahrnehmung. Der User bewegt sich auf der Mail-Seite wie in der gewohnten "Hypertext-Umgebung" des WWW, mit all seinen Vorteilen.
  

Bei der Inspektion vieler HTML-Mails heute schleicht sich
allerdings der Verdacht ein, dass hier oft fehlende Inhalte durch graphische Kunstgriffe überdeckt werden sollen - im Internet, und besonders bei E-mail, ein vergebliches Unterfangen.

Die Nachteile der HTML-Mail sind gravierend:

• Die Profis zumindest, also alle Fach-Zielgruppen, ziehen bisher noch die Text-Mail der HTML-Mail vor - mit Ausnahme der Werber, verständlicherweise.
  
• Der Vorzug der E-mail als besonders "schlankes", schnelles, platzsparendes Medium wird durch die gewichtigen HTML-Mails konterkariert, das Abrufen der Mails wird zum etwas anderen Surfen im Internet.
  
• Nicht alle Mail-Clients unterstützen die HTML-Mail, und wenn sie es tun, gerät ihnen das gelegentlich etwas eigenartig und die intendierte Show ist verdorben.
  
• Free-Mail Provider haben und machen Probleme mit HTML-Mails. Beispiel "Hotmail": Hier werden die Links in HTML-Mail nicht oder unvollständig unterstützt, was zu unkontrollierbaren Error- und 404-Mitteilungen führt. Und AOL ist wie immer, so auch hier ein Problem.
  
• Ein (schrumpfender) Teil der Empfänger wird gänzlich ausgeschlossen. Hier kann allerdings durch Wahlmöglichkeiten (aufwendige) Abhilfe geschaffen werden.
  
• Der "kommunikative", spontane und Dialog-Charakter der E-mail, befördert durch die informell wirkende Kargheit der Text-Dateien, geht verloren. Wer will schon mit einem "Gesamtkunstwerk" kommunizieren.
  
• Der Empfänger muss erhöhte Sicherheitsvorkehrungen gegen das Einschleppen von Viren treffen, bisher konnte er gelassen über das Öffnen von Attachments und damit über sein Risiko entscheiden. Besonders nach den jüngsten Attacken von "Viren und Würmern", werden die Mail-Filter gegen alles, was potentiell gefährlich werden kann, immer rigoroser. Da kann Ihre HTML-Mail oder Ihr Newsletter automatisch im Orkus verschwinden, ohne dass Ihr Adressat und natürlich Sie als Absender davon informiert werden.
  

Welche Software benötigen Sie bzw. Ihre Kunden

Halbwegs aktuelle Mail-Clients

• Die gute Nachricht: Clients wie Outlook, Entourage, Thunderbird, Apple Mail etc. zeigen ziemlich ordentliche Ergebnisse.
• Für die Layouts empfehlen sich altbackene Tabellenkonstruktionen, alles andere ist ausgesprochen unzuverlässig.
• Vergessen Sie jeden Versuch, Lotus Notes HTML und/oder CSS beizubringen. Beides wird nur sehr partiell interpretiert, ein Layout, das den Namen ansatzweise verdient, ist mit dieser Beschränkung des Vokabulars nicht zu schaffen.

Webmailer

• Zumindest für web.de, gmx.net und hotmail.de gilt: alle panschen im Quellcode herum, und zwar nicht zu wenig.
• UTF-8-Kodierung führt bei fast allen Webmailern zu Zeichensalat, weil sie den Text unterwegs auf LATIN-1 umkodieren, also nehmen Sie lieber gleich LATIN-1.
• Vergessen Sie CSS als eigenständigen Block im <code>head</code>-Bereich, die meisten löschen ihn ersatzlos.
• Ein CSS-Block kann (auskommentiert!) im <code>body</code>-Bereich stehen, dann bleibt er zumindest teilweise erhalten. Der sicherste Weg ist, den CSS-Block so knapp wie möglich zu halten und den Rest per Inline-CSS zur regeln.
• hotmail.de geht allerdings soweit, selbst Inline-CSS zu überschreiben, beispielsweise wird alles rausgeschmissen, was <code>margin</code> heißt, während <code>padding</code> akzeptiert wird. Auch Linkfarben sind allenfalls zu bestimmen, indem jeder einzelne Link per CSS eigens eine Farbanweisung erhält, wenn nicht, erscheinen alle im standardisierten »Königsblau«. Unterm Strich ist hotmail.de darstellungstechnisch der mit Abstand übelste unter allen gestesteten Webmailern.
• CSS-Vererbungsregeln sind de facto außer Kraft gesetzt, will meinen, es ist keinerlei Verlass auf sie.
• Einige Webmailer überschreiben das <code>body</code>-Tag im HTML, was dazu führt, dass weder CSS-Eigenschaften die für <code>body</code> gelten funktionieren, noch alles, was als »Erben« daran hängt.

Was hier knapp zusammengefasst ist, bedeutet über weite Strecken: Trial & Error.

Fazit also: Entscheiden Sie sich für Ihren Kunden mit Bedacht welche Lösungsmöglichkeiten Sie vorschlagen.